Netsoins est un logiciel web de dossier usager informatisé conçu pour organiser la gestion des soins en EHPAD et en résidence autonomie. En réunissant les informations administratives, médicales et quotidiennes autour du résident, il aide les professionnels à partager des données actualisées et à assurer la continuité de l’accompagnement.
Pour une structure, le choix d’un logiciel médico-social ne consiste pas seulement à remplacer des documents papier : il s’agit de soutenir le travail des équipes sans perdre de vue la relation avec les personnes âgées. Voici les principaux repères pour comprendre les fonctions de Netsoins et évaluer son intérêt selon votre organisation :
- Un dossier résident centralisé, du suivi administratif au projet personnalisé.
- Des outils dédiés aux soins, aux transmissions ciblées et à la coordination des équipes.
- Des modules complémentaires pour l’organisation quotidienne, la mobilité et les échanges avec les proches.
Netsoins centralise le dossier résident
Dans un établissement pour personnes âgées, une même situation peut concerner plusieurs professionnels au cours d’une journée : aide-soignant, infirmier, médecin, psychologue ou membre de l’équipe administrative. Netsoins rassemble différentes catégories d’informations dans un dossier résident commun, afin que les personnes habilitées retrouvent les éléments utiles au suivi. L’objectif est de limiter la dispersion entre classeurs, fichiers et outils distincts, tout en facilitant la consultation et la mise à jour des données.
Le dossier couvre notamment les informations administratives, le projet personnalisé, les observations médicales et paramédicales, les soins, l’alimentation et l’intendance. Cette organisation aide à relier les actes du quotidien aux besoins propres à chaque personne. Par exemple, si un résident présente une difficulté à s’alimenter, les éléments recueillis par les professionnels peuvent nourrir les échanges avec l’équipe concernée et contribuer à ajuster son accompagnement.
Des informations mieux organisées
Le volet administratif permet de renseigner, consulter, exporter ou imprimer les données nécessaires à la gestion du séjour. Le projet personnalisé, lui, donne une place aux informations personnelles, aux habitudes de vie, aux activités et aux objectifs retenus avec le résident. Ce rapprochement entre données pratiques et préférences individuelles évite de réduire l’accompagnement à une succession de tâches.
Imaginons une résidente, Mme Martin, qui apprécie les promenades après le déjeuner et refuse parfois de participer aux activités en groupe. Des informations consignées dans son projet personnalisé peuvent aider les professionnels à proposer une activité qui lui convient, au lieu d’interpréter son retrait comme un simple manque de motivation. Le logiciel sert alors de support à une meilleure connaissance de la personne, à condition que les données soient renseignées avec soin et actualisées.
Un socle pour la coordination
La centralisation peut également alimenter des tableaux de bord, des indicateurs qualité et des rapports adaptés aux besoins de l’établissement. Une direction peut ainsi mieux suivre certains éléments d’activité sans reconstituer manuellement chaque information à partir de sources multiples. Le bénéfice dépend de la qualité des saisies et des règles définies en interne : un dossier partagé ne devient utile que si chacun sait quoi documenter et où le faire.
Netsoins est présenté comme un service accessible depuis un navigateur web, ce qui permet aux utilisateurs autorisés de consulter la plateforme sans installer un logiciel métier sur chaque poste. Le médecin traitant peut, selon les modalités configurées par la structure, accéder au dossier de ses patients depuis son cabinet. Cette continuité facilite les échanges, sans remplacer le jugement clinique ni les discussions directes entre professionnels.
Un dossier résident bien organisé transforme des informations dispersées en repères utiles pour personnaliser l’accompagnement.
La gestion des soins au quotidien
La gestion des soins exige de concilier planification, réalisation et suivi. Netsoins propose des fonctions pour organiser les interventions et consigner leur réalisation, ainsi que des outils de transmissions ciblées à destination de l’équipe soignante. L’intérêt est concret lors des changements de poste : les informations importantes peuvent être retrouvées dans le dossier plutôt que transmises uniquement de vive voix, ce qui réduit le risque qu’un détail utile se perde dans le rythme de la journée.
Le plan de soins peut structurer les actions attendues selon les besoins de chaque résident. Les observations et relevés consignés au dossier médical contribuent au suivi médical, tandis que les prescriptions et les comptes rendus paramédicaux enrichissent la vision partagée de la situation. Pour que ces éléments restent exploitables, les équipes doivent adopter des pratiques de saisie cohérentes : noter des faits précis, indiquer le moment de l’observation et éviter les formulations ambiguës.
Des transmissions utiles et lisibles
Une transmission efficace distingue une observation concrète d’une interprétation. Au lieu d’écrire qu’un résident « semble moins bien », un professionnel peut préciser qu’il a refusé deux repas, qu’il a signalé une douleur à la marche ou qu’il a participé moins longtemps à une activité. Cette précision aide le collègue suivant à comprendre ce qui a changé et à décider s’il faut compléter l’observation ou alerter un professionnel compétent.
La traçabilité des soins ne se limite pas à prouver qu’une action a été effectuée. Elle contribue aussi à relier les interventions, à repérer des évolutions et à documenter les décisions prises dans le cadre des procédures de l’établissement. Par exemple, si une équipe observe plusieurs refus d’hydratation dans une même journée, des notes datées et contextualisées peuvent faciliter un échange rapide autour de la conduite à tenir.
Une aide à la prescription
NETSoins DM est présenté comme un outil intégré d’aide à la prescription et à la décision, qualifié de dispositif médical de classe IIb et fabriqué conformément au règlement européen MDR 2017/745. Selon une étude SCAC menée en 2025 dans 30 établissements auprès de 100 patients, 96,5 % des alertes générées ont été considérées comme pertinentes ou sans impact clinique, et 96,2 % des prescriptions n’auraient présenté aucune alerte manquante. Ces résultats décrivent cette étude et ne doivent pas être interprétés comme une garantie identique pour chaque prescription ou chaque structure.
Une alerte logicielle ne remplace pas l’expertise du prescripteur : elle constitue un signal à examiner au regard du dossier et de la situation clinique. Il appartient aux professionnels habilités d’évaluer les informations, de vérifier les éléments pertinents et de prendre leurs décisions selon leurs responsabilités. Cette distinction est essentielle pour utiliser l’outil comme une aide, sans lui déléguer le raisonnement médical.
Un plan de soins utile associe une organisation claire à des transmissions assez précises pour guider l’action suivante.
Des modules adaptés aux équipes
Les besoins d’un EHPAD dépassent le seul suivi médical. L’organisation des activités, des rendez-vous, des réunions et des tâches matérielles mobilise des professionnels différents, dont les informations doivent parfois se croiser. Netsoins réunit des modules complémentaires autour du résident : les équipes peuvent suivre des séances paramédicales, préparer des éléments liés à l’alimentation, organiser l’intendance ou documenter des réunions pluridisciplinaires.
Le module consacré à l’alimentation accompagne le recueil des informations utiles à la préparation en cuisine et à l’organisation du plan de salle. En pratique, si une personne a besoin d’une texture adaptée ou suit des habitudes alimentaires particulières, des informations clairement partagées peuvent aider les professionnels concernés à préparer un service plus cohérent. La décision concernant le régime ou les adaptations demeure du ressort des professionnels compétents, selon les besoins et les protocoles de l’établissement.
Relier les tâches au résident
Les fonctions d’intendance portent sur les plans de tâches, les protocoles et les ressources matérielles. Cette dimension est souvent moins visible que le dossier médical, alors qu’elle pèse sur le fonctionnement quotidien. Une organisation mieux documentée permet, par exemple, de retrouver les consignes liées à une chambre ou de partager des repères entre collègues, dans le respect des responsabilités de chacun.
Les réunions pluridisciplinaires et le suivi qualité apportent un autre niveau de coordination. Les équipes peuvent consigner les échanges pertinents, suivre des événements indésirables et utiliser des listes de contrôle. Une analyse documentée aide à passer du constat à l’amélioration : après plusieurs incidents similaires, la structure peut revoir une procédure, préciser une consigne ou organiser un temps d’échange pour harmoniser les pratiques.
Choisir les options utiles
Des options viennent compléter la solution selon les besoins : l’Agenda centralise les activités, les séances, les rendez-vous, les réunions et les rappels ; NETMobilité permet la saisie sur tablette, y compris lorsque le réseau Wi-Fi n’est pas disponible ; NETEntourage facilite les échanges entre l’établissement, les résidents et leurs proches. Le Dossier Médical Partagé (DMP) s’inscrit dans la continuité du parcours de santé, selon les fonctionnalités et les modalités disponibles pour la structure.
Avant de retenir une option, nous vous conseillons de partir d’un scénario réel plutôt que d’une liste de fonctionnalités. Une équipe qui effectue régulièrement des soins en chambre peut tester le parcours de saisie sur tablette ; une direction souhaitant fluidifier l’organisation des activités peut examiner les possibilités de l’Agenda. Ce travail permet de distinguer les outils réellement utiles des fonctions qui resteraient peu utilisées.
La solution est annoncée comme connectée à plus de 60 partenaires de l’écosystème médico-social. Ce chiffre indique une capacité d’intégration, pas une compatibilité automatique avec chaque outil déjà installé : il est donc pertinent de demander quelles interfaces concernent précisément votre système d’information et quelles données peuvent circuler.
Les modules apportent de la valeur quand ils répondent à des situations concrètes et à des responsabilités bien définies.
Sécurité et accès web maîtrisés
Un logiciel qui rassemble des informations de santé doit être évalué sur son usage, mais aussi sur la protection des données. Netsoins indique centraliser les informations dans un environnement HDS et respecter le RGPD. L’hébergement de données de santé, souvent désigné par le sigle HDS, concerne un cadre d’hébergement adapté aux données sensibles. Il ne dispense pas l’établissement de mettre en place ses propres règles d’accès, de confidentialité et de gestion des comptes.
Le fonctionnement 100 % web permet d’accéder à la solution depuis un navigateur, selon les droits accordés à chaque utilisateur et la configuration de l’établissement. Cette approche évite de gérer une installation locale sur chaque poste, tandis que les mises à jour de la plateforme relèvent de l’éditeur. Pour les équipes, l’accès web peut simplifier le travail sur différents postes ; pour la direction, il suppose de cadrer précisément qui consulte, modifie ou exporte les informations.
Définir les accès et les usages
La protection des données dépend aussi des habitudes quotidiennes. Des comptes individuels, des mots de passe robustes, une fermeture de session sur les postes partagés et une attention portée aux écrans visibles contribuent à limiter les accès inappropriés. Une structure peut également définir des procédures pour l’arrivée ou le départ d’un salarié, afin que les autorisations suivent les responsabilités réellement exercées.
Il est utile de vérifier avec l’éditeur et les responsables internes les modalités de sauvegarde, de gestion des incidents, d’assistance et d’export des informations. Il faut aussi clarifier les règles de conservation et les obligations applicables à l’établissement. La conformité d’un hébergement ne rend pas automatiquement chaque pratique conforme : les procédures, les habilitations et la formation restent des éléments déterminants.
Préparer le déploiement
Une mise en place réussie commence par un état des lieux : quels documents sont déjà utilisés, quelles données doivent être reprises, quelles fonctions seront activées et quels métiers auront accès à quoi ? Une résidence autonomie de taille moyenne pourrait, par exemple, commencer par définir un noyau commun de données administratives et de projet personnalisé, puis planifier la prise en main des modules de soins et d’organisation. Le calendrier doit laisser aux équipes le temps de comprendre les nouveaux gestes de saisie.
La formation ne se limite pas à montrer où cliquer. Elle doit expliquer pourquoi certaines informations sont saisies, comment rédiger une transmission lisible et à qui signaler une difficulté. Des référents internes peuvent recueillir les questions pendant les premières semaines et transmettre les besoins d’ajustement. Un retour d’expérience après un mois, puis après un trimestre, permet de repérer les étapes encore compliquées et les usages qui fonctionnent bien.
La sécurité numérique repose à la fois sur l’hébergement, les paramètres d’accès et les pratiques de chaque utilisateur.
Évaluer Netsoins pour votre EHPAD
La pertinence d’un logiciel de gestion des soins se mesure à sa capacité à s’intégrer dans le fonctionnement réel de la structure. Avant une démonstration, nous pouvons dresser une courte liste de situations récurrentes : préparer une relève, suivre une prescription, organiser une séance paramédicale, retrouver une information administrative ou échanger avec une famille. Cette méthode aide à comparer les fonctions à des besoins concrets, plutôt qu’à se laisser guider par le nombre de modules affichés.
Pour garder un fil conducteur, prenons l’exemple fictif de la résidence des Tilleuls. Son équipe souhaite réduire les doubles saisies et rendre les informations plus accessibles lors des changements de poste. Elle commence par observer une semaine de fonctionnement, repère les documents utilisés pour les transmissions, puis prépare des scénarios de démonstration avec des profils différents : infirmier, aide-soignant, médecin et responsable administratif.
Comparer les usages réels
| Besoin de la structure | Fonction à examiner | Question à poser |
|---|---|---|
| Centraliser les informations | Dossier résident et données administratives | Quelles données sont consultables et modifiables par chaque profil ? |
| Organiser les interventions | Plan de soins et traçabilité | Comment les actes réalisés et les changements sont-ils consignés ? |
| Faciliter les transmissions | Observations et transmissions ciblées | Les notes sont-elles faciles à retrouver lors d’une relève ? |
| Travailler en mobilité | NETMobilité sur tablette | Quelles fonctions restent accessibles sans Wi-Fi ? |
| Échanger avec les proches | NETEntourage | Quels types d’informations peuvent être partagés et avec quelles autorisations ? |
| Suivre l’activité | Tableaux de bord et indicateurs | Quels rapports sont disponibles et comment sont-ils alimentés ? |
Organiser une décision collective
Une évaluation peut s’appuyer sur une grille simple, en donnant à chaque critère une note de 1 à 5. La facilité d’utilisation, l’adéquation aux procédures, les possibilités de mobilité, les interfaces avec les outils existants et l’accompagnement au déploiement peuvent être examinés séparément. Une moyenne ne suffit pas à décider : une note basse sur la sécurité ou sur une fonction indispensable doit être discutée même si le résultat global paraît satisfaisant.
Nous vous recommandons aussi de prévoir une démonstration par métier. Un cadre peut s’intéresser aux indicateurs, tandis qu’un soignant cherchera surtout à vérifier le nombre d’étapes nécessaires pour consigner une observation. Si possible, demandez une mise en situation à partir d’un cas fictif, sans données personnelles réelles, puis vérifiez la lisibilité des informations produites.
Netsoins peut convenir aux EHPAD et résidences autonomie qui souhaitent réunir le dossier résident, la gestion des soins et plusieurs fonctions de coordination dans un environnement web. Le choix final dépendra de vos priorités, de vos outils déjà en place, de la configuration retenue et de l’accompagnement proposé. Un bon choix est celui qui simplifie le travail quotidien tout en laissant davantage de disponibilité aux équipes pour l’accompagnement humain.